Hvað er rafrænt innsigli og hvernig á að nota það?

Hvað er rafrænt innsigli?

Rafrænt innsigli er rafræn framsetning af stimpli eða innsigli fyrirtækis. Fyrirtæki eða stofnanir geta lögum samkvæmt ekki undirritað neina samninga sjálf. Aðeins framkvæmdastjórar eða stjórnendur sem hafa prófkúru fyrir hönd félags geta skuldbundið það með undirritun sinni. Hins vegar er hægt að fá útgefin rafræn skilríki fyrir hönd félaga (sem innihalda þá kennitölu félagsins/stofnunar en ekki persónulega kennitölu). Hægt er að beita þannig skilríkjum til að setja rafræn innsigli á skjöl fyrir hönd fyrirtækis eða stofnunnar. Innsiglin tryggja uppruna og heilleika skjalsins, dæmi: vottorð eða prófskírteini frá háskóla gætu verið innsigluð með rafrænu innsigli skólans. Þannig væri hægt að tryggja að skjalið hafi raunverulega verið útbúið eða gefið út af skólanum og að ekki hafi verið átt við innihald skjalsins. Fleiri dæmi eru t.d. starfsvottorð, upprunavottorð, leyfisbréf og margt fleira. Rétt eins og með rafrænar undirskriftir eru til migmunandi fullvissustig innsigla, þ.e. úrfærð rafræn innsigli (AdESeal) og fullgild rafræn innsigli (QESeal).

Aðferðir til að innsigla

Rafræn innsigli er hægt að fá útgefin frá Auðkenni eða SK á kortum eða uppsett á sérstökum HSM vefþjóni (Hardware Security Module) - sem er sérstakur vefþjónn sem er listaður á TSL traustlista Evrópusambandsins og mætir kröfum laga sem öruggur undirskriftarbúnaður.

Helsti kosturinn við að nota rafræn innsigli á miðlægum HSM vefþjóni er sá að einfaldara er að stjórna hvaða starfsfólk á að hafa aðgang til að beita innsiglinu í staðin fyrir að vera með snjallkort á skrifstofunni sem þarf að ganga á milli starfsmanna. Rafræn innsigli í skýjalausn hafa líka þann eiginleika umfram kort að hægt er að innsigla mörg skjöl samtímis með einni aðgerð í staðin fyrir að innsigla eitt skjal í einu með korti. 

Hvernig á að beita rafrænu innsigli?

1. Smelltu á "Nýtt skjal" til þess að hlaða upp skjali fyrir rafræna innsiglun.

2. Byrjaðu á því að velja skjalasnið. Þetta mun gefa til kynna hvaða skjalasnið verður þegar þú hleður niður skjalinu eftir innsiglunina.

3. Í skrefi 2 setur þú inn það skjal sem þú vilt innsigla. Heiti skjalsins mun sjálfvirkt passa við skránna sem þú hlóðst upp; hins vegar getur þú breytt nafninu ef þess er þörf.

4. Í skrefi 3 breytir þú "Undirritun" yfir í "Aðgengi"

Athugið: Ef "Undirritun" er valin, þá þarft þú að undirrita skjalið áður en þú getur innsiglað það. Þetta þýðir að skjalið verður ekki "tilbúið" fyrr en þú hefur klárað báðar aðgerðir.

5. Í skrefi 4, breytir þú þeim stillingum sem þú vilt og smellir svo á "Halda áfram".

6.  Á næstu lendingarsíðu, neðst á síðunni í skrefi 4, smellir þú á "Rafrænt innsigli". Veldu viðeigandi innsiglunaraðferð og smelltu á "Innsigla"

Athugið: Þú getur einnig bætt við ástæðu innsiglis með því að smella á "Skrá ástæðu".

Athugið: Ef þú ert að nota innsigli á USB formi, þá þarft þú mögulega að sækja hugbúnaðinn okkar fyrst: https://www.dokobit.com/is/nidurhal

7. Þegar þú hefur innsiglað skjalið mun bætast við annar dálkur undir "Þátttakendur". Þar mun birtast texti sem segir "Undirskrift er í lagi, "Útfært Rafrænt Innsigli".

Hvernig á að virkja rafrænt innsigli í skýjahögun fyrir aðra notendur?

Athugið: Þú getur óskað eftir rafrænu innsigli í skýjahögun í gegnum síðuna okkar (fleiri upplýsingar um það finnur þú hér). Til þess að gera það vinsamlegast hafðu samband við söluteymið okkar (sala@dokobit.is). Þegar rafrænt innsigli í skýjahögun er virkt þá getur þú virkjað það fyrir aðra notendur.

Athugið: Aðeins eigandi aðgangsins getur virkjað rafrænt innsigli í skýjahögun fyrir aðra notender.

8. Smelltu á "Stillingar" -tannhjólið efst í hægra horninu eða smelltu á nafnið þitt og veldu "Stillingar" úr listanum. 

9. Smelltu á "Notendastýring" undir Stillingar fyrirtækis.

10. Veldu þann notanda sem þú vilt virkja rafrænt innsigli fyrir og smelltu á "Aðgerðir".

11. Felligluggi mun birtast. Þar smellir þú á "Virkja rafrænt innsigli fyrirtækis".

12. Nýr gluggi mun birtast sem biður þig um að staðfesta. Smelltu á "Virkja" til þess að halda áfram.

Hvernig á að afvirkja rafrænt innsigli í skýjahögun fyrir aðra notendur?

Athugið: Aðeins eigandi aðgangsins getur framkvæmt þessa aðgerð.

13. Til þess að afvirkja rafrænt innsigli fyrirtækis fyrir notanda, byrjaðu á því að fylgja skrefum á milli 8 og 10. Í felliglugganum smellir þú síðan á "Afvirkja rafrænt innsigli fyrirtækis".

14. Nýr gluggi mun birtast sem biður þig um að staðfesta. Smelltu á "Afvirkja" til þess að halda áfram.