Skjalaflokkar

Til þess að hafa betri yfirsýn og auðvelda skjalastýringu, getur þú sett upp skjalaflokka. Skjalaflokkar eru eins og möppur, þar sem þú getur flokkað ákveðin skjöl eða haft þau aðgreind frá öðrum skjölum. Þú getur leitað að skjölum eftir þeim skjalaflokkum sem þau tilheyra. Ef þú ert eigandi eða stjórnandi Dokobit reikningsins innan fyrirtækis þá getur þú deilt skjalaflokkum með öðrum innan fyrirtækisins eða bætt notendum við skjalaflokka sem myndu þá skjálkrafa fá boð um að undirrita eða lesa yfir skjal sem tilheyrir þeim skjalaflokki. 

 Að búa til skjalaflokk

1. Skráðu þig inn í Dokobit portal, smelltu á "Stillingar" - tannhjólið, sem er staðsett efst til hægri á síðunni, eða smelltu á nafnið þitt þar við hliðiná þar sem listi birtist og smelltu á "Stillingar". 

eða

2. Opnaðu flipann "Skjalaflokkar".  

3. Smelltu á "Stofna nýjan skjalaflokk" hnappinn.  

4.  Í "Stillingar" flipanum sem opnast, sláðu inn heiti skjalaflokksins (þú getur líka valið lit) og ef þú ert eigandi eða stjórnandi aðgangsins velur þú hvort deila eigi þessum skjalaflokki með fyrirtækinu með því að haka í boxið "Deilt með fyrirtæki" eða ekki. 

Athugið: skjalaflokki sem deilt er með fyrirtæki gerir það að verkum að allir innan fyrirtækisins munu geta notað þennan skjalaflokk í portalnum. Það þýðir ekki að allir munu sjá öll skjöl í þessum skjalaflokki. 

5. Í "Notanda" flipanum muntu geta veitt öllum innan fyrirtækis aðgang að skjalaflokknum. Þú þarft að bæta við þeim notendum sem þú vilt veita aðgang. 

Athugið: þessi flipi er eingöngu sýnilegur fyrir eiganda og stjórnanda aðgangsins

Smelltu á leitina eða byrjaðu að slá inn nafn notanda til þess að nafnalisti yfir notendur fyrirtækisins birtist og veldu notanda. 

6. Þegar þú hefur valið notanda getur þú valið hvaða hlutverki aðilinn á að gegna þegar kemur að tilteknu skjali - "Hefur aðgang", "Þarf að undirrita" eða "Þarf að samþykkja". "Hefur aðgang" þýðir að öll skjöl sem bætt verður við þennan skjalaflokk verða sýnileg þessum notanda. "Þarf að undirrita" þýðir að notandi þarf að undirrita öll skjöl sem verða merkt þessum skjalaflokki. "Þarf að samþykkja" þýðir að notandi þarf að samþykkja öll skjöl sem verða merkt þessum skjalaflokki. 

7. Í "Ítarlegt" flipanum færðu val um að skilyrða ákveðnar stillingar. 

• "Takmarka sýnilegar upplýsingar til ytri aðila" - þetta kemur í veg fyrir að ytri aðilar (sem tilheyra ekki fyrirtækinu) sjái lista yfir aðila sem hafa aðgang að skjalinu og þeir geta ekki séð ítarlega atburðarskrá. 
• "Aðeins fullgildar rafrænar undirskriftir" - skjöl í þessum skjalaflokki geta þá eingöngu verið undirritum með fullgildum rafrænum undirskriftum, sem jafngilda handundirrituðum undirskriftum í samræmi við Evrópureglugerðina Nr. 55/2019 (eIDAS).   

8. Í "Samtengingar" flipanum getur þú slegið inn URL þar sem undirrituðu skjölunum (sem tilheyra þessum skjalaflokki) verður skilað til þegar undirritun er lokið. Þessi eiginileiki er í boði fyrir Dokobit Portal notendur. Meiri upplýsingar um Portal API lausnina getur þú fundið hér.

9. Til að ljúka við uppsetningu á skjalaflokki smelltu á "Stofna" hnappinn neðst í hægra horninu á glugganum.  

Að stofna undirflokk

10. Fylgdu þrepum 1-4 sem útlistuð eru í upphafi greinarinnar.  

11. Frá listanum " yfirskjalaflokkar" veldu þann flokk sem á að vera yfir þeim undirflokki þú vilt stofna.

Að stofna undirflokk

10. Fylgdu þrepum 1-4 í þessari grein. 

11. Út frá "Yfirflokknum" birtist listi þar sem þú getur valið skjalaflokk sem á að vera yfir þessum undirflokki sem þú ert að búa til. 

12.  Fylgdu þrepum 5-8 til þess að ljúka við uppsetningu á þessum skjalaflokki. 

13. Með yfir og undirflokkum birtist mynd af því hvernig flokkarnir tengjast. 

Að breyta / eyða flokkum

14. Opnaðu flipann "Skjalaflokkar". 

15. Smelltu á þann flokk sem þú vilt breyta. 

16. Hægra megin getur þú séð skjalaflokkastillingar. 

17. Smelltu á "Aðgerðir" og veldu annað hvort breyta eða eyða. 

18. Ef þú velur að eyða "Yfirskjalaflokki" munu allir "Undirflokkar" eyðast á sama tíma. Athugið: skjöl eyðast ekki. 

19. Ef þú velur að breyta flokknum verður þú að ljúka aðgerðinni með því að smella á "Vista" sem birtist neðst til hægri á skjánum. 

Að bæta við skjalaflokki á sama tíma og þú hleður upp skjali.

20. Smelltu á "Skrá skjalaflokk" sem er staðsett í 4. skrefi sem heitir "Aðrar stillingar".

21. Veldu flokk með því að haka í boxið vinstra megin við flokkinn og smelltu svo á "Vista". 22. Ef þú velur undirflokk mun yfirskjalaflokkurinn einnig birtast á skjalinu. 

23. Þú getur leitað eftir flokkum með því að slá nafn hans í leitargluggan undir "Sláðu inn nafn skjalaflokks".  

24. Ef þessi skjalaflokkur er ekki til færðu upp valmöguleikann að stofna nýjan skjalaflokka með því að smella á "Stofna". 

25. Þú getur valið titil á flokknum og valið yfirskjalaflokk ef það er nauðsynlegt og velur síðan hvort deila eigi flokknum með fyrirtækinu og eins hvort það eigi að vera skilyrði að nota Fullgildar rafrænar undirskriftir í þessum skjalaflokki. 

26. Til að ljúka uppsetningu á skjalaflokki, smelltu á "Stofna". 

Að bæta við skjalaflokki þegar skjali hefur þegar verið hlaðið upp

27. Opnaðu skjalið sem þú vilt tengja við skjalaflokkinn. 

28. Í þrepi nr. 1, "Upplýsingar" smelltu á "Skrá skjalaflokk" og fylgdu skrefi 21-26 í þessari grein.