Sending skjala til aðila sem ekki hafa Dokobit aðgang, með viðbótarauðkenningu
Í Dokobit portal getur þú á öruggan hátt deilt skjali með ákveðinni persónu og eingöngu þessi persóna fær aðgang að skjalinu án þess þó að hún þurfi að skrá sig inn í portalinn. Að deila skjalinu á þennan hátt krefst þess að því sé deilt með því að nota kennitölu viðkomandi. Þá þarf viðtakandi að auðkenna sig með rafrænum skilríkjum til þess að geta opnað skjalið og lesið það.
Athugið: Örugg gagnasending með auðkenningu án þess að viðtakandi hafi aðgang að Dokobit portal, er þjónusta sem er aðeins í boði fyrir greidda aðganga.
Að óska eftir undirritun með auðkenningu fyrir ytri aðila sem ekki eru með aðgang að Dokobit portal
1. Þegar þú ert að bæta við aðila til undirritunar þá smellir þú á Kennitala. Þar stimplar þú inn kennitölu viðkomandi og Halda áfram.
2. Næst slærð þú inn netfang og nafn viðkomandi sem á að fá undirritunarboðið.
Athugið: þetta skref er nauðsynlegt þegar maður deilir skjali með kennitölu og sá aðili er ekki með aðgang í Dokobit portal.
3. Mikilvægt að hafa hakað í Leyfa undiritun eða móttöku skjals án Dokobit reiknings sem er staðsett í skrefi 4. Aðrar stillingar.
Ferli fyrir undirritun með auðkenningu fyrir ytri aðila sem ekki hafa aðgang að Dokobit portal.
4. Aðilar fá tölvupóst með boði um að lesa og undirrita skjalið.
5. Með því að smella á hlekkinn í tölvupóstinum færast aðilar á öruggt svæði þar sem þeir þurfa að auðkenna sig með rafrænum skilríkjum til þess að opna og lesa yfir skjalið. Eftir að hafa auðkennt sig einu sinni geta þeir síðan undirritað skjalið aftur með rafrænum skilríkjum. Athugið: Ef aðilar eru með aðgang í Dokobit portal munu þeir fá hlekk þar sem þeir geta skráð sig inn í portalinn og þar geta þeir lesið skjalið og undirritað, jafnvel þó sendandi skjals hafi hakað í boxið "Leyfa undirritun og samþykki án Dokobit reiknings".
Athugið: ef einhverjir þátttakendur eru ekki skráðir inn með kennitölu mun athugasemd birtast um að það verður ekki óskað eftir því að þeir auðkenni sig áður en þeir opna og lesa skjalið. Í þeim tilfellum opnast skjalið strax eftir að þeir smella á boð um að lesa og undirrita.
6. Auðkenningin mun misheppnast ef aðilinn slær ekki inn sömu kennitölu og var sett inn af sendanda skjalsins.
7. Þegar auðkenningin hefur verið staðfest mun skjalið birtast viðtakandanum til yfirlestrar og undirritunar þar sem hann notar sín rafrænu skilríki til að undirrita.
8. Aðili getur hafnað undirritun með því að smella á "Hafna" og opnast þá gluggi þar sem hann getur tilgreint ástæðu höfnunar.
Að vista undirritað skjal
9. Ef undirritandi hefur ekki aðgang að Dokobit portal mun hlekkur á undirritað skjal verða sent á netfang undirritanda þegar allir aðilar hafa undirritað skjalið. Athugið: Ef undirritandi er með aðgang að Dokobit portal er hægt að vista skjalið beint úr portalnum.
10. Eftir að allir aðilar hafa undirritað skjalið (aðilar án aðgangs í Dokobit portal) mun eigandi skjalsins fá tölvupóst með upplýsingum um að undirskriftarferlinu sé lokið og hlekk á undirritaða skjalið. Athugið: Eigandi skjalsins getur einn opnað hlekkinn og mun ekki geta deilt honum með öðrum.