Gögn fyrirtækis

Undir flipanum "Gögn fyrirtækis" geta fyrirtæki fylgst með öllum aðgerðum fyrirtækisins. Eigandi aðgangs og stjórnendur sem hafa tilskilin réttindi geta skoðað allar aðgerðir sem voru framkvæmdar af aðilum sem eru skráðir með aðgang undir fyrirtækinu. Þar er einnig hægt að skoða gögn fyrirtækis út frá ákveðnum notendum. 

Að skoða atburðarskrá

1. Skráðu þig inn í Dokobit portal og smelltu á filpann "Gögn fyrirtækisins" sem er staðsettur efst á síðunni. 

2. Þú getur nú séð allar aðgerðir fyrirtækisins í atburðarskránni. 

3. Þú getur notað leitina til þess að leita að gögnum. Sláðu inn nafn notandans eða titil skjalsins. 

4. Ef þú smellir á titil skjalsins (hlekkinn), mun það opnast í öðrum glugga. 

5. Til þess að sía gögn eftir aðgerðum, smelltu á "Sýna allt" til hægri og veldu aðgerðina sem þú vilt framkvæma. 

Hvað ólíkar aðgerðir þýða:

• Skjöl sett inn - hver og hvenær beðið var um undirritun.
• Skjöl undirrituð - hver, hvenær og með hvaða rafrænu skilríkjum skjal var undirritað. 
• Samþykktir skjals  - hver og hvenær skjal var samþykkt.  
• Höfnun skjala - hver og hvenær skjali var hafnað. 
• Skjöl opnuð - hver og hvenær skjal var opnað. 
• Skjöl sótt - hver og hvenær skjali var hlaðið niður. 
• Nýjar athugasemdir - hver og hvenær athugasemd var bætt við skjal. 
• Þátttakendur skjala fjarlægðir - hver tapaði aðgengi að skjali og hver fjarlægði aðilann.  
• Þátttakendum skjala bætt við - hver fékk aðgengi að skjali (hverjum var boðið að undirrita eða lesa skjal og hver gaf þetta aðgengi). 
• Frestum breytt - hver og hvenær tímafresti var breytt að skjali. 
• Hlutverkum þátttakenda breytt - hjá hverjum hlutverki var breytt t.d. frá undirritanda til að hafa aðgengi að skjali og öfugt og hver og hvenær hlutverki var breytt. 
• Skjöl endurskírð - hver og hvenær heiti skjals var breytt. 
• Framlengdur líftími skjala -  sýnir skjöl sem eru búin fyrir langtímavarðveislu. 
• Eignarhald skjala flutt - hver og hvernær eignarhaldi á skjali var breytt. 
• Greiðslu/þjónustu breytingar- hver og hvenær greiðslu og/eða þjónustu upplýsingum var breytt. 
• Breytingar á notendum fyrirtækis  - hver og hvernær gerði einhverjar breytingar varðandi notendur eins og að bæta við notendum, fjarlægja notendur og eyða eða fjarlægja réttindi notenda. 
• Breytingar á lýsigögnum skjala - hver og hvenær lýsigögnum skjala var breytt (skjalanúmer og viðskiptamannanr). Þessi lýsigögn eru aðeins sýnileg og aðgengileg fyrir þau fyrirtæki sem eru einnig með merkta upplifun á fyrirtækjaaðgangi sínum. 
• Breytingar á tegund undirskrifta - hver og hvenær tegund undirskrifta var breytt (fullgildar eða útfærðar undirskriftir). 

6. Til að fjarlægja síu, veldu "Sýna allt" og smelltu á "Atburðarskrá" til þess að endurhlaða inn síðunni. 

Að skoða gögn notanda

7. Skráðu þig inn í Dokobit portal og smelltu á flipann "Gögn fyrirtækis" staðsett efst á síðunni, fyrir miðju.  

8. Smelltu á "Gögn notanda" og smelltu á "Velja notanda". 

9. Veldu notanda frá listandum og ýttu á "Velja" sem stendur við hlið nafns þess notanda sem þú vilt velja eða veldu út frá leitinni.  

10. Þú sérð núna skjalalista viðkomandi notanda. Þú getur opnað hvaða skjal sem þú vilt og þú hefur sömu réttindi til þess að breyta skjalastillingum og notandinn sjálfur. 

11. Þú  sérð nafn notandans sem skjölin tilheyra efst á síðunni. Til þess að skipta um notanda smelltu á "Breyta" og veldu annan notanda. 

Til að sjá lista yfir skjöl fyrirtækisins

12. Skráðu þig inn í Dokobit portal og smelltu á "Gögn fyrirtækisins" staðsett efst á síðunni, fyrir miðju. Smelltu á flipann "Skjöl fyrirtækisins. 

13. Með því að smella á skjöl fyrirtækisins geta stjórnendur í fyrirtækjaaðgangi séð fullan lista yfir skjöl fyrirtækisins sem eru vistuð í portalnum, dagsetningar, hvenær skjöl voru sett inn og undirrituð, heiti skjala, þátttakendur og stöðu skjala. Að sía eftir heiti skjala, dagsetningum, ákveðnum notendum og stöðu skjala er mögulegt. 

14. Þú getur opnað ákveðið skjal með því að smella á nafn skjalsins í skjalalistanum. 

15. Til að kalla eftir gögnum smelltu "Útbúa CSV skrá" efst í hægra horninu. Athugið: það getur tekið allt að 5 mínútur að útbúa skránna. Þú færð tilkynningu í tölvupósti þegar skráin er tilbúin. 

16. Til að hlaða niður CSV skránni, farðu neðst á síðuna og smelltu á "Sækja". Athugið: þú gætir þurft að endurhlaða síðunni þar til "Sækja" hnappurinn birtist ef þú hefur ekki lokað síðunni með "Skjölum fyrirtækisins". 

Til að sjá notkun fyrirtækisins

17. Skráðu þig inn í Dokobit portal og smelltu á "Gögn fyrirtækisins" staðsett efst á síðunni, fyrir miðju, og smelltu á flipann "Notkun fyrirtækisins".  

18. Í "Tölfræði yfir Portal notkun" geta notendur með stjórnendaréttindi séð tölur yfir stofnuð skjöl, undirskriftir notaðar, staðfestingar og fjölda starfslota. Þessi gögn er hægt að sækja fyrir fyritækið í heild og fyrir hvern notanda innan teymis. Hægt er að sía gögn eftir dagsetningum og notendum. 

Að setja sjálfvaldar stillingar fyrirtækis

Þú getur sett sjálfvaldar stillingar fyrirtækis fyrir alla aðganga fyrir þína notendur og valið hvort þeir eigi að hafa möguleikann á að breyta þeim eða ekki. 

19. Skráðu þig inn í Dokobit portal og smelltu á "Gögn fyrirtækisins" sem er staðsett efst fyrir miðju. 

20. Smelltu á "Sjálfvaldar stillingar fyrirtækis". 

21. Til þess að setja sjálfvaldar stillingar, smelltu á "Breyta". 

22. Þegar þú hefur lokið við að setja stillingarnar, smelltu á "Vista" til þess að staðfesta breytingarnar. Þessar sjálfvöldu stillingar eru settar fyrir alla notendur innan teymi fyrirtækisins. Frekari upplýsingar getur þú fundið hér: Sjálfvaldar stillingar fyrirtækis.